We hebben in Nederland een open werkcultuur; je noemt je leidinggevende bij voornaam en denkt mee over van alles. Daarnaast is er veel oog voor de medewerker als iemand die werkt levert én een mens is. Open communicatie, zeggen we dan. Kan daar een stapje bij? Jazeker!

Zien is een begin

Ronald zit voor zich uit te staren. Toen hij vanochtend binnenkwam, zag je al dat hij geen beste nacht heeft gehad. Je bekijkt zijn werk en ziet  dat hij de laatste tijd meer fouten maakt dan normaal. Binnenkort maar eens een bakje koffie doen en vragen of er iets is.

In gesprek

Als we later die week een moment gevonden hebben, vraag ik hoe het gaat. “Het gaat allemaal wel,” krijg ik te horen. Als ik vertel dat ik het idee heb dat zijn werk van mindere kwaliteit is dan normaal, schrikt hij op. Hij zegt me dat het thuis effe onrustig is en dat het snel weer beter zal gaan. “Mooi,” denk ik,” dat is dan opgelost.

Zo hebben we een aantal gesprekken binnen een week of 4. Elke keer vanuit een goede intentie van beide kanten. Dat is fijn. Soms vraag ik of ik wat kan doen, maar dat hoeft niet. Het is allemaal heel ingewikkeld thuis. Toch gaat nog wel. En Ronald gaat weer aan de slag, terwijl ik het met een lichte twijfel het aanzie. Als ik druk ga zetten, kan dat gevolgen hebben voor onze werkrelatie. En dat wil ik zeker niet.

Rust roest

Mijn zorg wordt in de loop van de tijd niet minder. Ik zie de worsteling van Ronald en zijn werk loopt zienderogen terug. Ik bedenk me dat rust hem goed zou kunnen helpen. Dus ik besluit om in ons gesprek hem twee weken met betaald verlof te laten gaan. Lekker even opladen en met energie weer terugkomen. Het is beter om nu even te investeren in rust om straks weer goed het werk te kunnen doen. Ronald pakt zijn spullen aan het einde van de dag. Ik wens hem sterkte. “Tot over twee weken.”

Toch een ziekmelding

Maandagochtend twee weken later gaat mijn telefoon. Het gaat toch allemaal niet meer. De muren zijn op Ronald afgekomen en heeft zich vooral druk zitten maken over de hele situatie. Hij heeft nog minder energie dan twee weken ervoor. Ronald meldt zich ziek en dat is dat.

Ik ga snel alles in actie zetten; contact met HR-adviseur, vervanging zoeken, werk verdelen onder het team en zo nog 1001 andere dingen die geregeld moeten worden. Hoe kan het dat we in gesprek zijn geweest en dacht dat we op de goede weg waren? Hoe kan het dat ik niet heb kunnen voorkomen dat het tóch tot een ziekmelding is gekomen?

Moet jij dit gesprek wel voeren?

Voordat je het gesprek met jouw teamlid wilt gaan voeren, moet je jezelf iets afvragen. Ben ik de geschikte persoon voor deze taak? Is de basis van onze werkrelatie van voldoende kwaliteit om het goede effect ervan te gaan zien als ik dit zelf ga doen? Is de mogelijkheid dat privacy een probleem gaat opleveren? Met het beantwoorden, al dan niet samen met de betreffende collega, van deze vragen merk je of het handig is om hulptroepen in te schakelen.

Effectiviteit van gesprek omhoog

In gesprek zijn met een medewerker waar je zorgen om hebt, is de basis en altijd beter dan hopen dat iets vanzelf voorbij gaat. Toch kan in veel gevallen de effectiviteit van deze gesprekken een stuk hoger. Een simpel manier is bespreken, afspreken, vastleggen, aanspreken.

Bespreken

Hou het bij de kern. Wat is er voor nodig om je werk goed te kunnen doen? Best eenvoudig. Een voordeel hiervan is dat privé zo privé blijft als jij en jouw medewerker zich prettig bij voelen. Het gaat om de effecten van thuis op de kwaliteit van het werk. Daar ligt de focus. Dus niet alleen: “Hoe gaat het echt met je?” Maar ook: “Waar kunnen jij en ik doen om je te helpen het werk goed te (blijven) doen?”

Afspreken

Al pratende kom allerlei ideeën voorbij. Super. De volgende stap is ze concreet te maken en in tijd weg te zetten. Welke acties gaan er tussen nu en ons volgende gesprek ingezet worden? Wie gaat wat doen? Moeten er nog anderen bij betrokken worden? Bespreek hoe dat gaat gebeuren en wie dat gaat doen. Maak het zo klein en simpel mogelijk. Dat heeft twee voordelen. Het is goed uit te voeren en later makkelijker op te reflecteren.

Vastleggen

Heb je dat wel eens gehad? Je hebt een afspraak met iemand gemaakt en bespreekt later wat er gebeurd is? En jij hebt een ander idee wat de afspraak was dan de ander? Precies. Die discussie wil je niet.

Zorg dat afspraken over wie wat gaat doen goed vastgelegd worden. Mijn tip zou zijn om dat door de medewerker zelf te laten doen. Verantwoordelijkheid en eigenaarschap worden zo geactiveerd. Het is immers een probleem waar de medewerker zelf last van heeft. Dus laat je collega actief deel van de oplossing zijn. Bovendien is het belangrijk om te zien hoe de medewerker de afspraken interpreteert en niet hoe jij dat doet.

Aanspreken

Dat klinkt niet gezellig. Dat klopt. Maar daar kan het wel op uitdraaien. Het start natuurlijk vanuit het idee van reflecteren op de afspraken en stappen die gemaakt zijn. Wat ging er goed? Super! Vieren die overwinningen. Wat ging er niet of nog niet? Wat was daarvan de oorzaak? Hoe kan dat de komende periode beter?

Vaak geeft dit een positief momentum. Veel successen geeft zelfvertrouwen en bevestiging dat jouw collega op de goede weg is. Soms zul je echter merken dat de vooruitgang niet voldoende is en jouw zorg blijft bestaan. Het kan zelfs groeien met de tijd. Dan is het jouw taak om jouw teamlid aan te spreken op zijn of haar verantwoordelijkheid. Dan verschuift namelijk de zorg om de persoonlijke impact op het werk van de medewerker naar zorg om de impact van jouw team, namelijk verzuim.

Ervaar het effect

Een goed gesprek is geen vrijblijvend gesprek. Herhaal deze stappen en ervaar het positieve momentum wat er uit voortkomt. Actie in de tent :)